Organizzare un evento duepuntozzero

Organizzare un evento: come progettarloIn questi giorni ho discusso con alcuni amici in merito a come si possa organizzare un evento e come lo si possa promuovere con l’aiuto della rete e un budget limitato. Allora vi propongo un personale brainstorming su quelli che secondo me sono i punti su cui sviluppare il progetto evento.

– Brainstorming
– Progettazione
– Teaser
– Promozione
– Feedback

foto Svilen001

Brainstorming

La prima cosa da fare per organizzare un evento è valutare interesse pubblico e stato dell’arte dell’evento. Bisogna riuscire ad avere tutti gli elementi in mano in grado di accompagnarci alla fase di progettazione.

Un minimo di idea in questa fase sarebbe necessario averla, ma non disdegnamo di rivolgere domande aperte alle nostre reti sociali, coinvolgendo anche in questa anteprimissima fase persone alla partecipazione.

Progettazione

Un evento di successo sicuramente è un evento progettato, preparato e coordinato. Come ogni buon progetto ci sono dei punti fondamentali necessari ancor prima di partire:
– di cosa si parla
– chi si parla

Poi si possono organizzare eventi multi data, multi pubblico, … tutto quello che volete. Ma tutto deve essere chiaro. Evento del tipo “si parla di qualcosa” oppure “tiriamo fuori le idee in corso d’opera” non ha oggi un senso: non c’è più tempo per nessuno.

In questa fase è necessario individuare anche un bacino di persone che saranno di supporto all’interno progetto: stakeholder in grado di smuovere l’opinione delle loro “cerchie” e/o da coinvolgere nell’evento stesso come protagonisti.

Chiaramente – programma alla mano – è necessario investire sulla qualità dei relatori, delle case history e degli eventuali sponsor.

Nel caso di eventi geolocalizzati e sul focus sul territorio è indispensabile ricercare i protagonisti del territorio. Su progetto 2.0 le cose diventano più facili ancora: individuare persone e aziende che trainano l’opinione pubblica locale è fondamentale.

Un esempio potrebbe essere quello di mettersi in ascolto sui top tweet, ricercando in un raggio d’azione dalla zona dell’evento. Diamo spazio alla fantasia, ma soprattutto impariamo ad ascoltare. Esempio rodigino: il mio piccolo capoluogo che può vantare personaggi del carico di MPietropoli, Scrip, Giorgio Soffiato e Massimo Carli. Magari può essere interessante andare cercare realtà fuori dal territorio, i cui protagonisti siano originari del luogo deputato.

Teaser (pre-promozione)

Un buon evento per avere successo ha bisogno prioritariamente di una cosa: il pubblico. Un ottimo evento sulla carta con zero persone non ha un senso, o almeno ha un senso potenziale ma che non è stato erogato.

Una delle tecniche migliore per creare pubblico è creare curiosità attorno all’evento. Questo significa progettarlo con tempi larghi e programmare una buona fascia di tempo per la pre-promozione: sarà di assoluto aiuto al lancio della promozione e anche a correggere eventuali errori in corso d’0pera grazie a feedback sugli spoiler (anticipazioni, ndr).

Gli stakeholder saranno fondamentali in questa fase, ma bisogna stare molto attendi al loro coordinamento: parole spese in più o non corrette potrebbero bruciare il senso stesso di un teaser.

Fondamentale durante questo periodo è la raccolta: utenti di social network, newsletter interessati, feed reader del blog, … tutto quello che potete raccimolare e potete pushare (comunicare in modo forzato).

Promozione

Bisogna dare risposte alla gente incuriosita. Se il teaser ha funzionato a dovere in questa fase si deve essere in possesso di numerosi contatti a cui dire: “ehi adesso ti rispondiamo”.

Promuovere l’evento significa divulgare con chiarezza prima di tutto i punti fondamentali dell’evento:
– dove avviene
– quando avviene
– di cosa si parla
– chi lo organizza
– chi relaziona

Detto e promosso questo nel miglior modo possibile e in modo multimediale (social network, blog, …), ma con un unico punto d’arrivo (sito, blog, fan page, …) un’altra buona tecnica potrebbe essere quella di divulgare qualcosa di inedito del corso.

In questa fase entrano dalla porta principale altre due tecniche di promozione: il comunicato stampa con tutteecinqueledoppiew e la promozione da parte degli stakeholder. Poi è chiaro che se c’è budget i modi di promuovere sono i più diversi, ma di questo vi rimando a parlare con i creativi digitali! L’uso coordinato di social network diversi è comunque fondamentale.

Specie nel caso di corsi formativi, divulgare delle lectio brevis per far capire al pubblico che non si scherza e che le novità che gratuitamente avete appena elargito sono solo un minimo rispetto al resto, è sicuramente una leva persuasiva d’effetto.

Feedback: Tirare le somme

Fondamentale alla fine di ogni sessione, o alla fine dell’evento, riuscire a capire come è andata. Uno dei metodi più classici è quello di fare compilare il classico questionario. Se magari la fantasia ci dona qualcosa di più originale e meno noioso è meglio. Ma un rapporto critico con i partecipanti è il LA per l’evento successivo.

Concludo

Come ho premesso non voglio insegnare nulla a nessuno. Ho solo pubblicato come secondo me può essere un buon modo promuovere un evento. E’ chiaro che i commenti sono a vostra disposizione per critiche o per ampliare quanto ho scritto. Anzi, per chi fosse interessato ad un approfondimento specifico, l’amico Giuliano ha condiviso la sua esperienza di qualche anno di organizzazione di Workshop di successo.

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2 pensieri su “Organizzare un evento duepuntozzero

  1. Livio P.

    Ottimo Merlinox, ti leggo sempre con piacere. Ho solo un dubbio, talvolta nell’organizzare un evento manca il tempo materiale per fare la pre-promozione. Tu rinunceresti all’evento o faresti comunque una micro-azione? Grazie!

    Rispondi
    1. Merlinox Autore articolo

      Ciao Livio. Sulla carta il fatto che manchi il tempo per la pre-promozione significa che c’è una errore nella progettazione dei tempi e dell’evento. Nella pratica sappiamo bene che è tutto un casino. Secondo me un elemento base è il sapere o meno se ci sono dei partecipanti certi e quanti sono. Direi che un minimo di rumore comunque fa bene, non trovi?

      Rispondi

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